Informacja o ochronie prywatności kandydatów do zatrudnienia w Securitas
1. Jaki jest cel tego dokumentu?
W Grupie Securitas szanujemy Twoją prywatność.
Securitas Polska sp. z o.o. oraz Securitas Services sp. z o.o. (dalej łącznie „Securitas”, „my” lub „nas”) są współadministratorami Twoich danych osobowych. Oznacza to, że jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie, że przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Otrzymujesz tę informację o ochronie prywatności, ponieważ ubiegasz się o zatrudnienie w Securitas w ramach obecnej lub przyszłych rekrutacji. Dzięki niej dowiesz się, w jakim celu, w jaki sposób i jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w związku z procesem rekrutacji, negocjowaniem i zawarciem umowy, a także ewentualnie na potrzeby przyszłych rekrutacji. Dowiesz się też jak podzielono obowiązki między współadministratorów.
2. Jakie kategorie danych o Tobie gromadzimy?
W związku z rekrutacją będziemy zbierać, przechowywać i wykorzystywać następujące kategorie Twoich danych osobowych:
- imię (imiona) i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez Ciebie (np. adres, adres e-mail, numer telefonu).
Gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku dodatkowo:
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Ponadto będziemy przetwarzać (za Twoją zgodą wyrażoną przez ich przekazanie):
- informacje, które przekazałeś nam w swoim CV i w formularzu rekrutacyjnym,
- informacje przekazane podczas rozmów kwalifikacyjnych, jeśli do nich dojdzie.
Możemy również gromadzić, przechowywać i wykorzystywać bardziej wrażliwe dane osobowe, jeśli zostaną nam one przekazane w trakcie procesu rekrutacji, np.:
- informacje o wyrokach skazujących – tylko jeśli jest to dozwolone lub wymagane przez prawo (np. w przypadku kandydatów na pracowników ochrony i kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej lub zabezpieczenia technicznego),
- informacje o Twojej niepełnosprawności, jeżeli zdecydujesz się je nam podać z własnej inicjatywy.
Zgodnie z RODO możemy przetwarzać Twoje dane osobowe tylko wtedy, gdy mamy ku temu podstawę prawną. Przetwarzamy je na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego w zakresie danych, które musisz podać na podstawie Kodeksu pracy, a w przepadach wymaganych Ustawą o ochronie osób i mienia, w zakresie danych o niekaralności,
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania zmierzające do zawarcia umowy (w tym potwierdzenie możliwości wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku) w zakresie danych, których podania może żądać pracodawca na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz w przypadku zatrudnienia na innej podstawie niż umowa o pracę,
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, w zakresie danych dodatkowych (np. zdjęcie, zainteresowania, linki do profili społecznościowych), podawanych przez Ciebie z własnej inicjatywy oraz w zakresie przetwarzania danych na potrzeby przyszłych rekrutacji; jeżeli z własnej inicjatywy podasz dane szczególnych kategorii (np. o swoim stanie zdrowia) podstawą ich przetwarzania będzie art. 9 ust. 2 lit a RODO,
- art. 9 ust. 2 lit b RODO – wypełnienie obowiązku prawnego, w związku z przepisami Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jeżeli w procesie rekrutacji podasz dane o swoim stanie zdrowia (niepełnosprawności),
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratorów polegający na dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji.
Jak działa zgoda: Zgodę na przetwarzanie danych, wykraczających poza dane wymagane, wyrażasz poprzez ich podanie w formularzu lub w załączanym CV (wyraźne działanie potwierdzające). Zgodę na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji możesz wyrazić zaznaczając odpowiednie pole (check-box) w formularzu. Możesz w każdym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, w szczególności przez kontakt z nami lub Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem wskazanych w niniejszej klauzuli danych kontaktowych.
3. Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?
Zgodnie z RODO możemy przetwarzać Twoje dane osobowe tylko wtedy, gdy mamy ku temu podstawę prawną. Przetwarzamy je na podstawie: - art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego w zakresie danych, które musisz podać na podstawie Kodeksu pracy, a w przepadach wymaganych Ustawą o ochronie osób i mienia, w zakresie danych o niekaralności, - art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania zmierzające do zawarcia umowy (w tym potwierdzenie możliwości wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku) w zakresie danych, których podania może żądać pracodawca na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz w przypadku zatrudnienia na innej podstawie niż umowa o pracę, - art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, w zakresie danych dodatkowych (np. zdjęcie, zainteresowania, linki do profili społecznościowych), podawanych przez Ciebie z własnej inicjatywy oraz w zakresie przetwarzania danych na potrzeby przyszłych rekrutacji; jeżeli z własnej inicjatywy podasz dane szczególnych kategorii (np. o swoim stanie zdrowia) podstawą ich przetwarzania będzie art. 9 ust. 2 lit a RODO, - art. 9 ust. 2 lit b RODO – wypełnienie obowiązku prawnego, w związku z przepisami Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jeżeli w procesie rekrutacji podasz dane o swoim stanie zdrowia (niepełnosprawności), - art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratorów polegający na dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji.
4. Jak działa zgoda?
Zgodę na przetwarzanie danych, wykraczających poza dane wymagane, wyrażasz poprzez ich podanie w formularzu lub w załączanym CV (wyraźne działanie
potwierdzające). Zgodę na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji możesz wyrazić zaznaczając odpowiednie pole (check-box) w formularzu. Możesz w każdym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, w szczególności przez kontakt z nami lub Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem wskazanych w niniejszej klauzuli danych kontaktowych.
5. W jaki sposób gromadzimy Twoje dane osobowe?
Dane osobowe pozyskujemy z następujących źródeł:
- bezpośrednio od Ciebie,
- od profesjonalnych firm rekrutacyjnych (agencji pośredników), które przekazują nam aplikacje,
- od pracowników Securitas, jeśli zostałeś polecony / zostałaś polecona w ramach programu poleceń pracowniczych.
6. W jakim celu będziemy wykorzystywać informacje o Tobie?
Twoje dane osobowe wykorzystujemy, do przeprowadzenia procesu rekrutacji, w tym aby:
- ocenić Twoje umiejętności, kwalifikacje i przydatność do danego stanowiska,
- sprawdzić, czy masz prawo do pracy w Polsce,
- komunikować się z Tobą w sprawie procesu rekrutacji,
- prowadzić dokumentację związaną z procesem rekrutacji,
- spełniać wymogi prawne,
- dochodzić lub bronić się przed roszczeniami,
- przesyłać informacje o Securitas jako pracodawcy oraz aktualnych ofertach pracy (w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzania danych na potrzeby przyszłych rekrutacji).
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w procesie rekrutacji. Odmowa przekazania danych może się wiązać z brakiem możliwości udziału w rekrutacji.
7. Czy przetwarzamy dane o wyrokach skazujących?
Jeśli prawo na to zezwala lub tego wymaga, możemy przetwarzać informacje o wyrokach skazujących. Dane te pozyskujemy, jeśli chcemy zaproponować Ci dane stanowisko i musimy upewnić się, że nie ma przeszkód prawnych do jego objęcia.
8. Czy będziesz podlegać decyzjom automatycznym?
Nie będziesz podlegać decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu), które wywoływałyby skutki prawne lub miałyby istotny wpływ na Twoją sytuację.
Securitas korzysta z narzędzi wspierających proces rekrutacji w sposób zautomatyzowany. Twoja aplikacja może być analizowana pod kątem zgodności z wymaganiami stanowiska – np. na podstawie historii zatrudnienia, wykształcenia czy umiejętności. Te dane pomagają nam lepiej dopasować kandydatów do ofert pracy, ale ostateczne decyzje podejmują nasi rekruterzy.
9. Komu udostępniamy Twoje dane?
Twoje dane mogą być przetwarzane przez naszych podwykonawców, w tym:
- firmy rekrutacyjne,
- operatorów platform rekrutacyjnych,
- firmy telekomunikacyjne,
- dostawców usług przechowywania danych i wsparcia technicznego,
- agencje przeprowadzające referencje i kontrole rejestrów karnych.
Dane mogą być przekazywane do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w tym do państw, w stosunku do których Komisja Europejska nie wydała decyzji odnośnie do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych. W takich przypadkach podejmujemy wszelkie wymagane środki prawne, np. stosujemy standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską.
10. W jaki sposób chronimy Twoje dane?
Securitas stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane osobowe przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub dostępem.
11. Jak długo przechowujemy Twoje dane?
Twoje dane osobowe przechowujemy przez okres dozwolony prawem po zakończeniu procesu rekrutacji. Robimy to, aby móc wykazać, że proces był przeprowadzony uczciwie i zgodnie z przepisami. Po tym czasie dane zostaną bezpiecznie usunięte.
Jeśli będziemy chcieli zachować Twoje dane na potrzeby przyszłych rekrutacji, to poprosimy Cię o wyraźną zgodę na ich dalsze przechowywanie (chyba że uzyskaliśmy ją już wcześniej).
Twoje dane będziemy przetwarzać przez czas trwania rekrutacji oraz w terminie 6 miesięcy od jej pozytywnego zakończenia lub 12 miesięcy w przypadku braku zatrudnienia. Jeżeli wyrazisz zgodę na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji, to do czasu wycofania Twojej zgody.
12. Jakie są Twoje prawa w zakresie ochrony danych?
W określonych sytuacjach, zgodnie z obowiązującymi przepisami, masz prawo do:
- żądania sprostowania danych osobowych – możesz skorygować wszelkie nieprawidłowe lub niekompletne informacje, które posiadamy na Twój temat,
- żądania dostępu do swoich danych osobowych – możesz otrzymać kopię danych, które przechowujemy, oraz sprawdzić, czy przetwarzamy je zgodnie z prawem,
- żądania usunięcia danych osobowych – możesz poprosić o ich usunięcie, jeśli nie ma uzasadnionego powodu, abyśmy nadal je przetwarzali lub jeśli skorzystałeś z prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania,
- sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie naszego uzasadnionego interesu (lub interesu strony trzeciej), a Twoja sytuacja uzasadnia sprzeciw,
- żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – możesz poprosić o zawieszenie przetwarzania, np. gdy chcesz, abyśmy sprawdzili ich prawidłowość lub podstawę prawną przetwarzania,
- żądania przekazania danych innemu podmiotowi – masz prawo do przeniesienia swoich danych osobowych,
- cofnięcia zgody – możesz w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych.
13. Jaki jest podział zadań między współadministratorami?
Współadministratorami Twoich danych są Securitas Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Postępu 6, 02-676 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, nr KRS 0000036743, nr REGON 010989470, NIP 5221017042, kapitał zakładowy 9 000 000 zł i Securitas Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Postępu 6, 02-676 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, nr KRS 0000045554, nr REGON 017190697, NIP 5213137719, kapitał zakładowy 2 000 000 zł,
Każdy ze współadministratorów odpowiada za wykonywanie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą, przy czym Securitas Polska sp. z o.o. odpowiada za informacje zamieszczane na stronach internetowych wykorzystywanych w procesie rekrutacji online.
Securitas Polska sp. z o.o. odpowiada za realizację praw osób, których dane dotyczą, tj. prawa dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych oraz do ich przeniesienia. Securitas Polska sp. z o.o. odpowiada za poprawną realizację żądania, które zostało przedstawione przez osobę, której dane dotyczą i które w efekcie analizy danego zapytania ma zostać zrealizowane i odzwierciedlone zgodnie z prawem ochrony danych osobowych.
Każdy ze współadministratorów jest odpowiedzialny za zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu (Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych), powstałego u danego współadministratora.
Każdy ze współadministratorów będzie współdziałał z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Każdy ze współadministratorów odpowiada za zawiadomienie osoby, której dane dotyczą o naruszeniu ochrony danych osobowych, gdy naruszenie to może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
Każdy ze współadministratorów odpowiada za kontrolę zgodności przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO.
Współadministratorzy utworzyli punkt kontaktowy dla osób, których dane dotyczą̨, pod adresem e-mail: iod@securitas.pl.
14. Co jeżeli nastąpią zmiany w tej Informacji o ochronie prywatności?
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej informacji o ochronie prywatności. Jeśli dokonamy aktualizacji, poinformujemy Cię o tym poprzez publikację nowej wersji online lub inną odpowiednią formę komunikacji.
Niniejsza informacja została ostatnio zaktualizowana 04.09.2025 r.
15. Jak skontaktować się z naszym IOD lub złożyć skargę?
Jeśli masz pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych, niniejszej polityki prywatności lub chcesz skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z naszym Inspektorem Ochrony Danych (wspólnym dla obu współadministratorów danych), pod adresem iod@securitas.pl lub pisząc do Securitas Polska sp. z o.o.
Masz również prawo do złożenia skargi do organu ochrony danych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli masz zastrzeżenia co do sposobu, w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe.
